Целью осуществляемых мероприятий- выставок, есть в первую очередь демонстрация продукции, работ, услуг, технологий и тому подобное, а также оценка уровня продукции конкурентов.
Таким образом, целью участия в выставках и ярмарках является распространение информации о продукции, которая выпускается, об услугах, которые предоставляются.

Любое рекламное мероприятие нуждается в тщательной подготовке, а именно: разработка плана рекламных мероприятий, формирование бюджета рекламной кампании, определение направления и способов проведения таких мероприятий.

Исходя из определения понятия «выставка» расходы на покупку спиртного, соков, воды и одноразовой посуды не совсем правильно бы было относить на расходы связанные с рекламным мероприятием - участия в выставке. Данные расходы скорее всего относятся к представительским расходам.

На сегодня определение понятия «Представительские расходы», а также перечень расходов, которые включаются в состав представительских, содержится в едином нормативном документе - приказе № 88, выданному Минфином совместно с Минэкономики.

Напомним, что в 1995 году потеряли действие нормы приказа № 88 в части, которая регулирует расходы хозрасчетных предприятий и организаций. Впоследствии письмом Министерства финансов Украины от 15.07.2002 г. № 041-402-651/13-6086 разъяснялось, что действие приказа № 88 распространяется только на руководителей и заместителей руководителей сельских, поселковых, городских и районных советов.

Следовательно, на сегодня этот документ полностью не упразднен и он действует в части, которая не противоречит действующему законодательству. Из-за отсутствия какого-то другого нормативного документа положения приказа № 88 могут применяться предприятиями в части определения состава и документального оформления представительских расходов.

Согласно данного приказа, представительские расходы - это расходы министерств, ведомств, предприятий, учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций и представителей других предприятий, которые прибыли за приглашениями для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установление и поддерживание взаимовыгодного сотрудничества и решение вопросов, связанных с деятельностью предприятия.

К представительским расходам согласно приказу № 88 принадлежат расходы на:

- проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей;

- транспортное обеспечение представителей;

- мероприятия культурной программы (расходы на посещение экскурсий, театров, музеев, выставок, концертов, спектаклей и тому подобное);

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- оплату услуг переводчика, который не пребывает в штате предприятия, учреждения;

- оплату номеров в гостиницах (расходы на бронирование номеров в гостиницах предусматриваются в размере 50 % стоимости номера на сутки).

Прием может проводиться как в офисе предприятия, так и за его границами (в залах, кафе, ресторанах и тому подобное). Буфетное обслуживание сторона, которая принимает, может обеспечить самостоятельно или с привлечением предприятий общественного питания. При этом основания для исключения стоимости алкогольных напитков с представительских расходов действующим законодательством не предусмотрены.

Но согласно Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» продажей товаров считаются любые операции, осуществляемые согласно договоров купли-продажи, предусматривающие передачу прав собственности на такие товары за плату или операции по бесплатному предоставлению товаров.
Согласно ст.15 Закона Украины №481/95 «О государственном регулировании производства и обращения спирта этилового, коньячного и плодового, алкогольных напитков и табачных изделий» и Правил розничной торговли алкогольными напитками №854 продажу алкогольных напитков на разлив может осуществлять только предприятия заведений общественного питания. Розничная торговля алкогольными напитками может осуществляться только при наличии лицензии на право розничной торговли алкогольными напитками, выдаваемых на каждый отдельный указанный в лицензии електронно -кассовый аппарат, который должен находится на месте торговли данными напитками, в том числе на разлив.